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Projektmanagement

Ziel ist es Projekte so zu steuern, dass das Risiko minimiert wird
Früher war Projektmanagement nur Kosten- und Terminüberwachung
Heute fasst man es als ganzheitlichen Ansatz auf, mit Systemengineering und Termingestaltung als Schwerpunkten
Projektarbeit ist eine Organisationsform èteilautonome Einheiten, Neugestaltung von Wertschöpfungsprozessen, Qualitätszirkel
Hauptsächlich in Bauunternehmen, Banken und Dienstleistungsunternehmen und der öffentlichen Hand èträgt einer zunehmend instabileren Umwelt Rechnung
Unterscheidung zwischen internen und externen Projekten
Typische interne Projekte: Investitionen, Entwicklungsvorhaben / Produktentwicklung, Organisationsveränderungen
Ziele: Kundenorientierung und Wettbewerbsfähigkeit
Externe Projekte: dienen ausschließlich der Leistung am Kunden, d.h. eine Leistung für den Kunden wird im Projekt erbracht
Der Projektmanagementbegriff ist in DIN 69901 definiert
Man unterscheidet grundsätzlich Investitionsprojekte, F&E-Projekte, Organisationsprojekte
Reines Projekt: Mitarbeiter arbeiten nur im Projekt
Gemischtes Projekt: Mitarbeiter arbeitet nur parallel im Projekt èEntstehen einer Matrixorganisation èKonfliktpotential
Projektmanagement ist auch Führungs- und Organisationsaufgabe èManagementaufgabe

Merkmale von Projekten
Zielvorgabe	Quantitatives / qualitatives Ziel, dass während des Projektes noch verfeinert wird
Endlichkeit	Projekt endet mit Zielerreichung
Ressourcenbegrenzung	Es gibt ein festes Budget
Einmaligkeit	Abgrenzung von anderen Aufgaben / Projekten
Komplexität	Organisation wird durch Aufgabenvielfalt bestimmt
Organisationsform	Temporäre teilautonome Sekundärorganisation parallel zur betrieblichen Primärorganisation
Interdisziplinarität	Fachübergreifende Projektteilnehmer

Managementaufgaben im Projektmanagement
Projektleitung	Ist Institution (Entscheidungsgremium) und Funktion (beraten)
Qualifikation	Soziale und kommunikative Fähigkeiten sind gefordert
Ressourcenmanagement	Beschaffung, Koordinierung und Überwachen der Ressourcen
Kommunikation	Sorgt für den Informationsfluss
Rückkopplung	Vergleich der Arbeitsergebnisse mit der Zielvorgabe èAbweichungsanalyse
Instrumente	EDV zur Datenverwaltung, Termin- und Kostensteuerung
Teamarbeit	Flexibilität und Kompromissbereitschaft von allen Mitwirkenden

Einordnung von Projekten

Branche

Projektart

Aufgaben

Methoden / Instrumente

Industrie

Handel

Dienstleistung

Öffentliche Hand

F&E

Investition

Organisation

Standortänderung

EDV-Einführung

Ausbildung

...

Projektplanung
Ziele, Struktur, Vorgehen

Steuerung
Kosten, Termine, Ressourcen, Leistung

Dokumentation

Projektstrukturplan

Abweichungsanalyse

Trendanalyse

Projektdatenbanken

Netzplantechnik

EDV

Darstellung eines Projektablaufes

Aufgaben der Projektführung: Vermitteln und Vereinbaren von Zielen, Teamgeist, Schaffen von Anreizen, konfliktarme Problemlösungen, Coaching
Regelgrößen im Prozeß: Informationsfluß, Zeit, Ressourcen, Kosten, Leistung
èdies sind auch die entsprechenden Managementaufgaben (Informationsmanagement, Zeitmanagement,...)
Mittelbare Aufgaben des Projektmanagement: Analyse & Beeinflussung der Projektumgebung; Optimale Projektorganisation; Teambildung; Risikomanagement; Wissenssicherung
Es gibt keine Mindestgröße für ein Projekt
Da viele Projekte im Unternehmen parallel laufen nennt man die Koordination aller Projekte Multiprojektmanagement èPrioritätensetzung èes müssen immer die wichtigen Projekte laufen èUnternehmensziel im Auge behalten
Vorschläge für interne Projekte kommen oft von den Mitarbeitern selbst

Aufgaben im Projektmanagement

Projektplanung

Zieldefinition und Aufgabenformulierung dienen als Ausgangspunkt
Als Parameter dienen Zeit, Inhalt und Ressourcenbeschränkungen
Als Randbedingungen stehen Schnittstellen zu anderen Projekten und zum Umfeld (Unternehmen, Staat, Umwelt,..)
Hierarchische Gliederung der Struktur für Transparenz
Objektstrukturplan / ProjektstrukturplanèZeigt die Teilaufgaben mit ihren Arbeitspaketen zur den einzelnen Projektfaktoren und vermittelt einen Überblick über den Gesamtumfang èz.B. Tätigkeiten für die Errichtung der Fabrikhalle
- èGleiches wird für das Produkt gemacht (Produktstrukturplan) èenthalt Baureihen, Systeme und Baugruppen
- èGleiches wird für die Phasen des Projektes gemacht (Phasenstrukturplan) èGrundlagen, Konzept, Vorplanung, Feinplanung, Ausschreibung, Lieferung, Ausführung, Inbetriebnahme, Abnahme
Arbeitspaketbeschreibungen werden in Form einer Jobliste angefertigt
Arbeitspaketbeschreibung ist Grundlage für den Terminplan èstellt alle Arbeitspakete in einem Zeitplan dar (Balkenplandiagramm / GANTT-Diagramm)

Balkendiagramm / GANTT-Diagramm

Hierarchische Planung	Objektstrukturplan

èfür jedes der gelben Kästchen wird wieder ein Organigramm gemacht, was die Unteraufgaben verdeutlicht

Aufbau einer Arbeitspaketbeschreibung
Nummer	Vorgangsnahme	Verantwortlich	Dauer	Anfang	Ende	Puffer	Vorgänger	Nachfolger
...	...	...	...	...	...	...	...	...

· In der Planung erfolgt durch die Zuteilung von Arbeitspaketen auch die Kalkulation der Ressourcen und des Zeitplanes

· Arbeitsschritte dafür:

o Abhängigkeitenermittlung zwischen den Aufgaben

o Darstellung der Arbeitspakete in einem Netzplan oder vernetzten Balkenplan

o Optimierung des Netzplanes hinsichtlich Zielkorridor, Wirtschaftlichkeit und Ressourcenverfügbarkeit

· Vorteile des Netzplanes sind das Erkennen logischer Zusammenhänge und von Abhängigkeiten

Darstellung eines Netzplanes èSchaltplandarstellung

Projektführung / Projektüberwachung / Projektsteuerung / Projektcontrolling

Projektführung

Projektüberwachung

Steuerung / Controlling

· Aufteilung in Lenkungs- und Entscheidungsgremium

· Aufgaben sind:

o Planung und Koordinierung

o Zielakzeptanz fördern

o Moderation bei Konflikten

o Optimierung

o Coaching

· Wiederkehrende Ist-Analyse des Projektstatus

· Vergleich mit Sollstand èKorrekturmaßnahmen

· Permanente Abweichungsanalyse

· Aussagen über die Wahrscheinlichkeit und den Grad der Einhaltung der Projektziele

· Koordinierung von Führung / Durchführung und Überwachung

· Überwachung von:

o Leistungsdifferenzen (Abweichungen von Mengengerüst)

o Kostendifferenzen (Abweichungen vom Planbeschaffungswert)

o Zeitdifferenzen (Abweichungen vom Zeitplan)

Projektumwelt

Ganzheitliche Betrachtungsweise
Projektplanung unter Berücksichtigung von: Technologien, Ökonomie, Rechtslage, Sozialen Gesichtspunkten, Politik und Verwaltung
Die dabei möglichen Risiken sollten vorher identifiziert und wenn möglich quantifiziert werden èBerücksichtigung in der Planung

Projektorganisation

Für das Projekt wird eine extra Organisation benötigt, da die lineare Betriebsorganisation nur bedingt geeignet ist èAufbau einer Sekundärorganisation
Straffe, hierarchieunabhängige Besetzung èBesetzung nach fachlicher Qualifikation
Verantwortung und Kompetenzen sollten im Einklang stehen
Sekundärorganisation sollte im Einklang mit der betrieblichen Primärorganisation stehen
Austausch zwischen den Organisationen èInformationsfluß èKonfliktvermeidung durch Steuerungskreis / Lenkungsausschuß
Kern ist immer das Projektteam mit dem Projektleiter èMitarbeiterverflechtung von Primär- und Sekundärorganisation èdabei können sich auch die Hierarchien umkehren

Teambildung und Coaching

Förderung der Kundenorientierung und Teambildung
- Vertrauen
- Zusammenhalt ègemeinsames Ziel
- Leistungsbereitschaft und Effizienz
Ausgleich fehlender sozialer Kompetenz bei Projekt- / Teamleitern durch Qualifikation und Coaching

Phasen der Teambildung

Risikomanagement

Ziel ist die Früherkennung von Projektrisiken èErmöglichen von rechtzeitigen Gegenmaßnahmen
Aufgaben: Risikofindung, Risikobewertung, Risikobeherrschung

Problemfelder des Risikomanagements

Projekthandbuch und Projektdokumentation

Im Vorfeld des Projektes werden Aufgaben und Abläufe dokumentiert, um Anhaltspunkte für den späteren Ablauf zu haben
èUnterstützt die Zielorientierung
Zusammenstellung von: Richtlinien, Vorschriften, Projektinfos, Rahmenbedingungen, Arbeitsanweisungen, Konzepten
Die Zusammenfassung kann in einem Projekthandbuch erfolgen
Inhalte des Projekthandbuches:

Ziele

Projektgegenstand

Struktur & Ablauf

Organisation

Verträge

Kosten- und Terminplan

Qualitätsmanagement

Berichtswesen

Leistungsvergabeverfahren und Vertragsmanagement

	Generalübernehmer	Ein Unternehmer liefert alles zu Festpreis & Termin Er ist i.d.R. nicht Hersteller aller Leistungen Hat die Gesamtverantwortung
	Generalunternehmer	Generalübernehmer, der auch Hersteller ist
	Vergabe nach Gruppen	Bestimmte Leistungsgruppen werden jeweils von einem Lieferanten übernommen
	Einzelvergabe	Jede Leistung wird einzeln vereinbart

èder Aufwand für das Projektmanagement nimmt von oben nach unten zu und die Herstellungskosten ab

Wichtige Punkte bei Vertragsabschluß:

· Vollständigkeit der Verträge

· Terminvorgabe und Koordination mit anderen Verträgen

· Risikoabsicherung / Risikoabschätzung

· Genehmigungen

· Gefahrenübergang

· Haftung / Garantie

· Clearingvereinbarungen

U.U. müssen Vertragsänderungen vereinbart werden, die dann jedoch auch mit dem Erstvertrag und dem Projekt konform sein müssen
Prüfung der Leistung vor Vertragsende
Claim-Management èDokumentation von Ansprüchen und Forderungen aus Leistungsstörungen

Methoden der Projektplanung und Projektkontrolle

Terminplanung, Terminkontrolle, Abweichungsanalysen, Meilensteintrendanalyse

Terminplanung & -kontrolle

Abweichungsanalyse

Meilensteintrendanalyse

· Projektstrukturierung als Basis

· Entwicklung der Ablaufstruktur

· Planung nach Ressourcenverfügbarkeit, kritischen Punkten, Rahmenbedingungen

· Vorwärtsrechnung èspätere Stufen werden später detailliert àTerminunsicherheit

· Rückwärtsrechnung èFeste Zeitvorgaben, die dann auf die Teilprojekte verteilt werden

· Tatsächliche Leistung im Vergleich zur Sollleistung

· Positive oder negative Abweichung möglich

· Durch den Netzplan können Abweichungen leicht in den Zeitplan eingearbeitet werden und die Folgen gemessen

· Festlegung von wichtigen Zwischenzielen

· Aus den Abweichungen können Trends für die Erreichung abgeleitet werden

· Früherkennung von Maßnahmen

Kostenmanagement

Kostenkontrolle

Zielkostenmanagement

Wirtschaftlichkeitskontrolle

· Ausgangspunkt = Budget

· Beobachtung von Preis-Mengen-Verschiebungen

· Aufstellung von Ergebnisprognosen èGrundlage für Gegenmaßnahmen des Managements

· Ist an die Buchhaltung angelegt

· Dynamischer als Kostenkontrolle

· Zielkostenvorgabe, die niedriger als der marktübliche Preis ist

· Kosten müssen noch Gestaltungsspielraum bieten

· Zielkostenerreichung bedeutet einen Kostenvorteil im Wettbewerb

· Wirtschaftlichkeit = (Investitionskosten / Verkaufspreis)

· Entwicklung der Gesamtrendite für das Projekt über den gesamten Projektlebenszyklus

Projektmanagementsysteme / Software

Unterstützungsfunktion
Umsetzung der Netzplantechnik, Risikoanalyse, Kostencontrolling und Expertensystemen
Themengebiete: Ablauf & Termine, Ressourcen & Kosten, Projektberichte
Risiken:
- Software kann nicht das ganze Projekt steuern
- Software muß den Ansprüchen genügen und gleichzeitig ein gutes Kosten-Leistungs-Verhältnis bieten
- Verständnis der Software erforderlich

Fazit

Immer mehr Übergang zur Projektorganisation
Stärkere Forderung nach Interdisziplinarität
Starke Führungsqualitäten erforderlich