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Die einzelnen Geschäftsvorfälle werden vor der Buchung auf den Bestandskonten im Hauptbuch noch im Grundbuch (Journal) eingetragen. Ein Grundbuch hat folgende Form:
Grundbuch
Geschäftsvorfälle |
Buchungssatz |
Soll |
Haben |
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Buchungssatz (Kontierung): Hier werden dem Geschäftsvorfall die betroffenen Konten der Bilanz zugewiesen. Dabei werden von einem Beleg stets 2 oder mehr Konten berührt, wobei eines immer im Haben gebucht wird und eines im Soll. Die Summe der Haben und Sollbuchungen bei einem Beleg müssen dabei identisch sein. Ein Buchungssatz besteht immer auch mindestens 2 Zeilen. In der ersten Zeile erscheint das Konto, das auf der Sollseite verändert wird durch den Geschäftsvorfall. Die zweite Zeile dient der Aufführung des Kontos, das im Haben verändert wird. Dabei ist zu beachten, wo die Beträge bei Aktiv- bzw. Passivkonten gebucht werden (èBuchungsregeln).
Beispiel:
Es wird ein Darlehen von 200 DM aufgenommen und das geliehene Geld geht auf dem Bankkonto ein. Das Darlehen ist ein Passiv-Konto (Verbindlichkeit). Hier werden Erhöhungen auf der Haben-Seite gebucht. Der Kontostand erhöht sich ebenfalls. Da dies jedoch ein Aktivkonto ist, wird die Erhöhung auf der Soll-Seite gebucht. (Buchungsregel: Erhöhungen immer auf der Seite der Anfangsbestände). Damit sieht das Grundbuch wie folgt aus:
Grundbuch
Geschäftsvorfälle |
Buchungssatz |
Soll |
Haben |
Darlehen aufgenommen und an Bank ausgezahlt |
Bank an Darlehen |
200,- |
200,- |
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Jetzt werden 200 DM von der Bank abgehoben und in die Kasse gelegt. Da beides Aktivkonten sind, wird die Erhöhung des Kassenguthabens im Soll und die Verringerung des Bankguthabens im Haben gebucht. Das Grundbuch sieht dann so aus:
Grundbuch
Geschäftsvorfälle |
Buchungssatz |
Soll |
Haben |
Darlehen aufgenommen und an Bank ausgezahlt |
Darlehen |
200,- |
200,- |
Auszahlung von Bank 200DM. Geld in Kasse |
Kasse an Bank |
200,- |
200,- |
Wichtig ist stets, dass das Konto im Buchungssatz zuerst auftaucht, welches im Soll gebucht wird. Anstelle des „an“ im Buchungssatz kann auch ein Schrägstrich, wie oben dargestellt gemacht werden.
Es gibt zwei Arten von Buchungssätzen:
1. einfacher Buchungssatz: 2 Konten werden berührt
2. zusammengesetzter Buchungssatz: mehr als 2 Konten werden berührt, wobei gilt, das die Summe der Sollbeträge gleich der im Haben ist. Ein Beispiel wäre, wenn eine Rechnung von 6000,-DM mit einem Scheck über 2000DM und 4000Dm in Bar beglichen wird. Das Grundbuch würde hier folgenden Eintrag aufweisen:
Grundbuch
Geschäftsvorfälle |
Buchungssatz |
Soll |
Haben |
Bezahlung Rechnung (6000,-)mit Scheck (4000,-) und bar (4000,-) |
Verbindlichkeiten an Bank Kasse |
6000,- |
2000,- 4000,- |
Hier verringern sich die Verbindlichkeiten. Da dies ein Passivkonto ist, werden die 6000,- Mark im Soll gebucht. Bank und Kasse verringern sich, werden jedoch im Haben gebucht, da dies Aktivkonten sind.
Bei den Buchungssätzen wird beim Geschäftsfall meist mit angegeben, um was für einen Beleg es sich handelt. Dafür gelten folgende Abkürzungen:
KB = Kassenbeleg BA = Bankauszug ER = Eingangsrechnung (vom Unternehmen noch zu bezahlen) AR = Ausgangsrechnung (an das Unternehmen zu bezahlen) SB = sonstige Belege PA = Postbankauszug |
Bei Belegbuchung wird zudem auf jedem Beleg ein Stempel gemacht aus dem folgende Angaben hervorgehen: Berührte Konten, Werte für Soll und Haben, Grundbuchnr. (Journalnr.), Datum und Unterschrift des Buchenden.
Folgender zeitlicher Ablauf ist bei einer Bilanz einzuhalten:
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